KPI-Bäume – Wie man einen erstellt

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Sinnvolle KPIs anlegen: Warum einen KPI-Baum verwenden?


Die meisten strategischen Ziele sind Ergebnisse auf hoher Ebene. Es ist sehr schwierig, mit absoluter Sicherheit zuzustimmen, dass Sie z.B. den „Prozessfeuchtegehalt“ messen sollten, um die „niedrigsten Meterkosten aller Hersteller“ zu erzielen, es sei denn, Sie verstehen genau, wie das eine mit dem anderen verbunden ist. Bei KPI Bäumen geht es darum, strategische Ziele in aussagekräftige KPIs zu verwandeln.

Wie sieht ein KPI-Baum aus?

Hier ist ein Beispiel, das ich für das Training entwickelt habe. Dieser ist vollständig ausgearbeitet und dient dem strategischen Ziel, dass sich so ziemlich jeder einkaufen kann – „Sei gesund“.

einen vollständigen KPI-Baum für das strategische Ziel „Gesund sein“, der es uns ermöglicht, aussagekräftige KPIs zu erstellen.

Die Verwendung von KPI-Bäumen bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich.

Vorteil 1 – Fassen Sie eine komplexe Situation mit nur wenigen Indikatoren zusammen.

Mit dem KPI-Baum ordnen Sie Teilmaßnahmen natürlich in sinnvolle Gruppen ein. Die Erstellung von hochrangigen summarischen Kennzahlen wird relativ einfach, da Sie nur die relativen Gewichtungen und die Arithmetik, mit der Sie die Teilmaßnahmen mischen, festlegen müssen.

Vorteil 2 – Helfen Sie, eine Vereinbarung zu treffen.

Jeder Kunde, mit dem ich gearbeitet habe, hat einen dominanten Charakter in der Gruppe. Sie können eine Gruppe durch eine Mischung aus rationaler Argumentation und Willensstärke in einen bestimmten Satz von Maßnahmen einbinden. Die Erstellung eines KPI-Baums vermeidet dies durch eine sehr kollaborative Reihe von Sitzungen. Es gibt auch ein Werkzeug, eine Struktur und einen sichtbaren Output, den jeder leicht herausfordern und hinterfragen kann.

Vorteil 3 – Erläuterung des Ansatzes

Normalerweise dauert es zwei zweistündige Workshops, um eine Gruppe auf den neuesten Stand zu bringen und einen komplexen KPI-Baum erfolgreich zu erstellen, aber es ist möglich, eine Gruppe dazu zu bringen, einen mit etwa fünf Minuten Erklärung zu lesen. Es kann auch eine wirkungsvolle Möglichkeit für die Führungskraft werden, ihre Strategie in Begriffen zu erklären, die eine Gruppe wirklich verstehen kann. Es zeigt eine Tiefe, Kohärenz und Klarheit des Denkens, die selten ist, wenn es um Strategie und Maßnahmen geht.

Vorteil 4 – Mit Strategieänderungen Schritt halten

Unternehmen, Märkte und Führungsteams verändern sich. Es ist absolut garantiert, dass, wenn Sie das Glück haben, eine gute Strategie zu haben, sie sich ändern muss – möglicherweise sehr bald. Mit dem KPI Tree Ansatz können Sie sehen, welche Auswirkungen Änderungen in der Strategie auf die Maßnahmen haben.

Vorteil 5 – Verstehen Sie, wie Maßnahmen zusammenwirken.

Du kannst zu viel von einer guten Sache haben. Das gilt insbesondere für die Welt der Messungen. Wenn Sie eine „gute“ Maßnahme zu weit treiben, können Sie unerwartet negative Auswirkungen auf Ihr strategisches Ziel haben.

Alle diese Vorteile helfen Ihnen, aussagekräftige und effektive KPIs auszuwählen. Wenn Sie einen solchen Ansatz nicht anwenden, werden Ihre KPIs normalerweise von der Person mit der lautesten Stimme oder der stärksten Persönlichkeit ausgewählt.

Aufbau der Zweige eines KPI-Baums
Nachfolgend sehen Sie einen einzelnen Zweig aus dem früheren Beispiel, der zeigt, wie Sie sich schrittweise an etwas annähern, das Sie direkt messen können, wenn Sie sich auf die Ebene der Messungen im Diagramm zubewegen.

einzelner Zweig eines KPI-Baums
Aufreißen eines Zweiges des KPI-Baums

Wenn du die Stufen hinunter gehst, gibt es eine Eins-zu-Viele-Beziehung. So hat beispielsweise unser strategisches Ziel „Gesund sein“ mehrere Faktoren, die sich darauf beziehen. Hier sind die Enabler, die ich identifiziert habe:

Gut essen
Kontrolle/Verlust des Gewichts
Aerobisch fit sein
Entspannen
Gut schlafen
Jeder von ihnen wird mehrere taktische Ermöglicher haben, die unter ihnen leben, und Maßnahmen unter ihnen. Hier habe ich den Ast Eat well well ausgearbeitet:

erweiterter Zweig des KPI-Baums
Erweiterter Zweig des KPI-Baums

Jeder „Knoten“ im Baum kann mit jedem anderen verbunden werden, um eine Beziehung anzuzeigen. Verwenden Sie Farbe, Intensität oder Terminatorform, um zwischen den drei nachfolgend beschriebenen Verbindungstypen zu unterscheiden.

Link-Typ 1 – Ursache und Wirkung
Wo eine Aktivität direkt eine andere beeinflusst. Dies ist die häufigste Art der Beziehung, also verwende ich dafür eine einfache graue Linie.

Beispiele für Ursache-Wirkungs-Beziehungen sind:

Verkaufen Sie beliebte Geschmacksrichtungen“ führt zu einer Steigerung des Eisverkaufs“.
Der Konsum von kostenlosen salzigen Snacks“ führt zu einem Anstieg des Getränkeumsatzes“.
Verbindungstyp 2 – Konflikt
Bei Konflikten zwischen einer Aktivität und einer anderen. Ich benutze eine rote Linie, um dies zu zeigen.

Beispiele für Konfliktbeziehungen sind:

Minimieren Sie die’Durchschnittliche Bearbeitungszeit‘ im Konfliktfall mit’Maximieren der First Touch Auflösung‘.
Minimieren Sie die Leistungsbelohnungen“ Konflikte mit Wir haben motivierte Mitarbeiter“.
Link-Typ 3 – Begleiter
Wenn eine Maßnahme eine Teilmenge der anderen ist oder es zu erheblichen Überschneidungen kommt. Ich benutze dafür eine doppelte Linie – was eine zweiseitige Beziehung impliziert.

Beispiele für Begleitbeziehungen sind:

Gewicht‘ ist eine Begleitmaßnahme zum’Body Mass Index‘.
Reduzieren Sie den Schaden durch Autounfälle“ ist ein Begleitziel, um Verletzungen durch Autounfälle zu reduzieren“.

Hier ist eine nützliche Checkliste für den Prozess der Erstellung eines KPI-Baums…..

KPI Baum-Checkliste 1- Vorbereitungs-Checkliste
Machen Sie sich mit der Strategie Ihres Unternehmens vertraut.
Machen Sie sich mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens vertraut.
Überprüfen Sie diese strategischen Ziele gemeinsam mit allen engagierten Senior Stakeholdern – wenn es Unterschiede gibt, müssen sie vor den Sitzungen geklärt werden.
Überprüfen Sie, ob es zwischen zwei und sieben strategische Ziele gibt – wenn es mehr als diese gibt, ist es wahrscheinlich, dass taktische Ziele auf unterer Ebene im Spiel sind.
Unterstützung und Genehmigung für die Durchführung einer Sitzung durch führende Interessenvertreter.
Holen Sie sich einige Beispielausgaben aus früheren Sitzungen (oder verwenden Sie die in diesem Buch enthaltenen Beispiele).
Fassen Sie Ihre Interessengruppen in Gruppen zusammen.
Wählen Sie Gruppen von drei bis neun Personen pro Sitzung (sicherlich nicht mehr als zwölf).
Wählen Sie die Gruppe aus, um eine gute Mischung aus Seniorität zu erhalten.
Organisieren Sie zwei zweistündige Workshops, die durch einen bis fünf Arbeitstage getrennt sind.

KPI Baum-Checkliste 2- Praxis-Checkliste
Buchen Sie Besprechungsräume für beide Sitzungen.
Erstellen Sie Briefing-E-Mails und versenden Sie Einladungen.
Auswahl der Basisgruppen um weitgehend ähnliche Aufgabenbereiche.
Stellen Sie sicher, dass es Tische gibt, an denen sie arbeiten können.
Stellen Sie sicher, dass nach Möglichkeit ein Whiteboard zur Verfügung steht.
Drucken Sie Beispiele und Arbeitsblätter aus.
Nehmen Sie Post-Its und Stifte mit zur Sitzung. Ein Fotohandy kann ebenfalls nützlich sein.

KPI Tree Checkliste 3 – Die erste Checkliste für die Sitzung
Erklären Sie die Vorgehensweise.
Identifizierung der strategischen Ziele – Abstimmung mit der Gruppe.
Geben Sie den Hintergrund für die Sitzung an.
Zeigen Sie ein fertiges Beispiel.
Lassen Sie die Gruppe ein einfaches (nicht arbeitsbezogenes) Übungsbeispiel durchführen.
Erklären Sie die drei Verknüpfungsarten: Ursache-Wirkung, Konflikt und Begleiter.
Helfen Sie der Gruppe, ein komplexeres Beispiel ohne Arbeitsaufwand zu bearbeiten, einschließlich Link-Typen.

Lassen Sie die Gruppe einen Entwurf für einen KPI-Baum entwickeln, der speziell auf die relevanten strategischen Ziele der Gruppe zugeschnitten ist.
Entwickeln Sie einen Baum pro Ziel. Die Bäume werden mit ziemlicher Sicherheit vernetzen, so dass es sinnvoll ist, sie möglichst mit einem großen Blatt zu erstellen.

Tipp: Wenn die Teilnehmer sich Sorgen über die Anzahl der möglichen Messungen machen, die dieser Prozess auslöst, dann lohnt es sich, sie zu beruhigen, dass der Sinn dieses Schrittes darin besteht, die Longlist der Messungen zu erstellen. Du wirst absolut nicht einfach diese Longlist nehmen und versuchen, sie so umzusetzen, wie sie am Ende dieser Sitzung steht. Es gibt einen entscheidenden nächsten Schritt, nämlich die Vorauswahl von Kandidatenmaßnahmen.

Nachbereitung

Schreiben Sie die Bäume aus allen Gruppen auf und verschmelzen Sie sie zu einem Baum.
Fügen Sie Notizen hinzu, um anzuzeigen, wo beim Zusammenführen Entscheidungen getroffen werden mussten.

KPI Baum-Checkliste 4- Die Checkliste für die zweite Sitzung

Überprüfen Sie den zusammengeführten Baum.
Gibt es wichtige Faktoren, die nicht mit einer der identifizierten Maßnahmen übereinstimmen? Wenn ja, dann hast du etwas aus deinem Baum verpasst.
Gibt es eine Möglichkeit, eine Maßnahme auf den „richtigen“ Weg zu bringen, aber indem man etwas Dummes tut?
Fügen Sie alle weiteren Zweige hinzu, die hinzugefügt werden müssen.
Nehmen Sie Korrekturen vor und diskutieren Sie den zusammengeführten Baum.

Die zweite Sitzung ist normalerweise recht unkompliziert, da die Gruppe frisch ist, mit dem Zweck der Sitzung vertraut ist und es gewohnt ist, als Gruppe zu arbeiten.

Nachbereitung
Beenden Sie die Erstellung der Bäume aus der zweiten Sitzung (es können mehrere Bäume sein, aber es sollte nur eine Version für jedes Ziel geben, wobei die verschiedenen Versionen nach der ersten Sitzung zusammengeführt wurden).
Fügen Sie bei Bedarf erläuternde Hinweise hinzu.
Verteilung an die Teilnehmer zur endgültigen Genehmigung. Geben Sie an, dass das Fehlen einer Antwort als implizite Genehmigung angesehen wird.
Tools zum Erstellen von KPI-Bäumen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Diagramme zu erstellen. Die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen müssen, sind:

Muss die Lese/Editiersoftware eine Standard-Desktop-Anwendung (wie Microsoft Word oder PowerPoint) sein oder haben Sie die Möglichkeit, Spezialanwendungen wie Visio oder Aris zu installieren?
Wie hoch ist das IT-Know-how der Anwender?
Müssen Sie Metadaten an Objekte anhängen? Wenn ja, müssen Sie sich für ein spezielles Diagrammpaket entscheiden, z.B. Visio.
Gibt es einen Firmenstandard, der derzeit für diese Art von Diagrammen verwendet wird? Z.B. Mindjet, Mind Mapping Software.
Wird die Software auf einer Vielzahl von Betriebssystemen eingesetzt? Einige Anwendungen wie OpenOffice, Freemind und Mindjet decken zwei oder mehr Betriebssysteme ab. Andere, wie z.B. Visio, binden Sie fest an eine Plattform.
Welchen Grad an Annotation und allgemeiner Raffinesse suchen Sie? Wie viele Knoten/Zweige müssen Sie einbauen?

Johannes Nefischer

Johannes Nefischer

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