Einsatz von KPIs zur Verbesserung Ihres Unternehmens

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Ich werde oft gefragt, wie man KPIs und Kennzahlen erstellt.

Es ist kein kurzer Prozess, weshalb die meisten Menschen am Ende Brainstorming betreiben oder bestehende Maßnahmen nutzen, wenn sie damit beauftragt werden.

Die gute Nachricht ist, dass es sich um einen wiederholbaren Prozess handelt.

Hier sind die wichtigsten Schritte bei der Entwicklung einer neuen KPI oder Maßnahme, die Ihr Unternehmen in Richtung seiner strategischen Ziele führt…..

Einigkeit darüber, was wir mit unserer KPI-Messung erreichen wollen.

Überprüfung der Strategie-Dokumentation. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur die Worte des Dokuments, sondern auch die Ideen dahinter verstehen.

Identifizieren Sie strategische Ziele.

Es kann schwierig sein, die Strategie in etwas Granulareres zu übersetzen, aber sehr oft hat ein Geschäftsstrategie-Dokument klare strategische Ziele. Diese Ziele können ein guter Ausgangspunkt für die Definition unserer Maßnahmen sein.

Weißt du, welche Fragen du zu beantworten versuchst?

Ohne zu wissen, welche Frage du zu beantworten versuchst, wirst du nur zufällig die richtigen Maßnahmen wählen. Wenn du die Frage nicht identifizieren kannst, solltest du wirklich nicht zum nächsten Schritt übergehen, bis du sie beantworten kannst, so verlockend sie auch sein mag.

Was versuchen Sie mit Ihrer KPI-Messung zu erreichen?

Kaskadieren Sie strategische Ziele in messbare Mengen. Es gibt eine Reihe von Techniken, um dies zu tun, ich verwende eine Methode namens „results mapping“.

Welche Technik Sie auch immer anwenden, am Ende sollten Sie eine visuelle Darstellung haben, die zeigt, wie Ihre Kennzahl oder KPI mit Ihrem strategischen Ziel verbunden ist. Dies geschieht oft durch Schichten von Zwischenergebnissen oder Ergebnissen. Durchführung einer Reihe von „Results Mapping“-Workshops mit KMU und Interessengruppen. Hier ist ein Beispiel, das auf dem strategischen Ziel einer Person basiert, „gesund zu sein“…..

Einbeziehung von Interessengruppen und Verständnis unserer Situation

Identifizierung der wichtigsten Interessengruppen und Fachexperten. Es gibt zwei sehr gute Gründe, wichtige Interessengruppen und Fachexperten zu gewinnen. Zuerst wissen sie viel. Zweitens sind sie viel wahrscheinlicher, mit den Ergebnissen und Erkenntnissen einverstanden zu sein, wenn sie in den Prozess der Entscheidung eingebunden sind!

Schulung von Interessengruppen und KMU im BlinkReporting-Ansatz. Einer der Ansätze, die ich meinen Kunden beibringe, ist die klare Darstellung von Daten und Informationen mit dem BlinkReporting-Ansatz. Die frühzeitige Schulung der Mitarbeiter in diesem Ansatz bringt ein fantastisches Maß an Unterstützung durch die Interessengruppen.

Überprüfung bestehender Berichte und Dashboards. Gehen Sie durch bestehende Berichte und Dashboards und analysieren Sie kritisch, was an ihnen erfolgreich oder erfolglos ist. Noch besser ist es, die wichtigsten Stakeholder und Fachexperten dazu zu bringen, sie zu kritisieren.

Erstellen Sie die Kennzahlen „Longlist“.

Entwurf „Ergebniskarte“ erstellen. Mit Ihrer bevorzugten Methode zur Abbildung der Strategie in Kennzahlen oder KPIs sollten Sie sich eine lange Liste möglicher Kennzahlen oder KPIs ausdenken. Es lohnt sich oft, diese lange Liste zu verfeinern oder zu verfeinern, indem man sich wieder mit Ihren KMU oder wichtigen Interessengruppen trifft.

Überarbeiten Sie weiterhin Ihre Ergebniskarte und die lange Liste, bis Sie einen Konsens und eine Einigung zwischen Ihren Interessengruppen und KMU erzielen.

Wenn Sie eine lange Liste haben, dann ist es an der Zeit, diese Liste zu rationalisieren. Sie können dies mit einer einfachen 2 x 2 Matrix tun. Auf der X-Achse gibt es zwei Kategorien, die in der Lage sind zu sammeln und hart und nicht in der Lage zu sammeln. Auf der Y-Achse gibt es zwei Kategorien, wichtig und trivial.

Vereinbaren Sie die Liste „Verwenden, Streben oder Verwerfen“. Daraus können Sie ganz einfach eine „Prioritäts“-Kategorie und eine „Aspire“-Kategorie erstellen. Die Prioritätskategorie enthält diejenigen Maßnahmen, die mit „sammelbar“ und „wichtig“ übereinstimmen. Die Kategorie „streben“ umfasst diejenigen Kennzahlen und KPIs, die in die Kategorie „wichtig“, aber auch in die Kategorie „hart / nicht sammelbar“ fallen.

Neue Maßnahmen einleiten

Entwicklung der Aktionspläne für die Listen „use“ und „aspire“. Mit Hilfe von Aktionslisten und Projektplänen können Sie ein Programm zur Umsetzung neuer oder zur Zusammenführung bestehender Maßnahmen erstellen.

Erstellen von Dashboards und Berichten

Identifizierung von Berichtsbeteiligten und TOR zur Verwendung. Das Mandat legt den Kontext für die Verwendung des Berichts fest. Gute Mandate ermöglichen es Ihnen, Inhalt und Struktur Ihres Berichts zu begründen. Ohne diesen Kontext wird es für die Menschen einfach, sich in die Designentscheidungen und Entscheidungen zu vertiefen, die Sie getroffen haben.

Definieren Sie Kennzahlen und KPIs richtig.

Wenn Sie Ihre Messungen richtig definiert haben, steigt das Vertrauen in diese Messungen und die Zuverlässigkeit der Ergebnisse. In dieser Checkliste zur Definition von Kennzahlen finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dies tun können.

Mit dem vereinbarten Dashboard oder Berichten können Sie live gehen. Bringen Sie Ihre Maßnahmen so schnell wie möglich zum Laufen. Sie werden nicht auf Anhieb Perfektion erreichen, also müssen Sie darauf achten, dass Sie höflich und schnell auf Feedback und Kritik reagieren.

Prototypisierung der Dashboards.

Wenn Ihre Maßnahmen umgesetzt sind, können Sie beginnen, die vorgeschlagenen Dashboards zusammenzustellen. Es ist sinnvoll, dass diese Vorschläge in Entwurfsform vorliegen, so dass Sie sie aufgrund von Benutzerrückmeldungen leicht ändern können. Visio kann ein nützliches Werkzeug sein, um Mockups schnell zu erstellen.

Überprüfen Sie die Prototypenvorschläge mit einer Live-Überarbeitungssitzung.

Wenn möglich, holen Sie Ihre Stakeholder in einen Raum und nehmen Sie Änderungen an den Entwurfsdashboards in Echtzeit vor. Dadurch kann eine große Menge an Hin- und Herbewegungen im Genehmigungsprozess eingespart werden. Wenn Sie keine Live-Sitzung zusammenbekommen, dann müssen Sie einen formalen Genehmigungsprozess durchlaufen. Dies erfordert in der Regel mehrere E-Mails und eine formelle Zustimmung aus einer vordefinierten Liste von Interessengruppen.

Sobald Sie die Genehmigung des Sponsors haben…..

Denken Sie sorgfältig über den Produktionsprozess nach: Zunächst wird die Produktion in der Regel mit viel Kopieren und Einfügen in und aus Excel durchgeführt. Es lohnt sich, sich die vorhandenen Business Intelligence-Tools wie Business Objects, Cognos oder Tableau anzusehen und zu sehen, welche Möglichkeiten der Automatisierung es gibt.

Erste Produktionsversion des Berichts ausgeben. Holen Sie sich den ersten Bericht so schnell wie möglich. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie die organisatorische Begeisterung widerspiegeln und sterben, bevor der erste Bericht überhaupt bei Tageslicht erscheint.

Aktive Suche nach Benutzerfeedback und Optimierungen.

Wahrgenommene Unnachgiebigkeit kann auch den Ruf einer MI-Abteilung oder eines bestimmten Berichts oder Dashboards schädigen. Nehmen Sie Feedback schnell und zuvorkommend an Bord.

Überarbeitung und Verfeinerung des Dashboards während der gesamten „Kindergartenzeit“. Halten Sie die Unterstützung für die vereinbarte Kindergartenzeit aufrecht. Es ist diese Phase im Prozess, die oft den größten Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg eines Berichts oder Dashboards hat, also stellen Sie sicher, dass Sie nicht daran sparen.

Vergessen Sie nicht, dass die Messung von KPIs irgendwann Kritik hervorrufen kann, weil sie zeigt, was sie zeigen, aber das wird sich oft als Kritik am System zeigen. Versuchen Sie, die beiden zu trennen, um eine erfolglose Debatte zu vermeiden.

Johannes Nefischer

Johannes Nefischer

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