Wie schon im Artikel “Budgeterstellung leicht gemacht” erwähnt, gehört zur Vorbereitung der Budgeterstellung auch die Zeitplanung für den Budgetzyklus. Dafür müssen Sie vier Zeitfaktoren bestimmen.

1. Horizont des Budgets: Das ist die Zeitspanne, die das Budget abdeckt. Üblicherweise ist das ein Jahr. Zu Beginn empfehle ich aber, mit einem Budget für drei bis sechs Monate zu starten. Während Sie die Budgeterstellung immer besser beherrschen sammeln Sie laufend statistische Daten, die Sie für Prognosen benötigen. So tasten Sie sich an die Zielzeitspanne von einem Jahr heran. Und: Sie planen aktiv die Zukunft und die Zielrichtung Ihrer Firma.
2. Planungszyklus: Er legt fest, wie oft Sie Ihre Planungen und Prognosen erneuern. Bei großen Budgets ist ein Abstand von einem Jahr sinnvoll. Dennoch sollten laufende Kontrollen und Erneuerungen der Prognosen durchgeführt werden. Schließlich passiert im Lauf eines Jahres in Ihrer Firma, Ihren Märkten eine ganze Menge. Diese Informationen sollten genutzt werden. Den Planungszyklus sollten Sie als Meilenstein verstehen. Sie reagieren nicht nur auf unmittelbare Änderungen sondern haben das große Ganze im Blick!
3. Kontrollzyklus: Hier bestimmen Sie die Häufigkeit der Budgetkontrollen. Orientieren Sie sich an Ihrer Buchhaltung. Spätestens mit neuen Zahlen sollte kontrolliert werden, wie weit man sich in der Planung befindet. Das passiert mit sogenannten Budgetabweichanalysen, einem Soll-Ist-Vergleich mit %-Angabe der Abweichung. So können Sie bei starken Abweichungen rechtzeitig reagieren. Die Budgetabweichanalysen machen Sie unmittelbare auf ungeplante Vorgänge in Ihrer Firma aufmerksam!
4. Fortlaufendes Budget: Hängen Sie bei der Budgetkontrolle den gleichen Zeitraum wieder hinten ans Budget an. Bei der monatlichen Kontrolle schließen Sie also den letzten Monat ab und stellen den Monatsplan für das kommende Jahr gleich wieder ans Ende. So behalten Sie die Zukunft im Auge während Sie in der Gegenwart arbeiten. Für die Jahresplanung müssen Sie das Budget nur noch überarbeiten und nicht neu erstellen. Eine perfekte Methode zur Umsetzung der “doppelten Vision” (Nefischer Methode zur erfolgreichen Unternehmensführung, Modul 1): Sie behalten die Zukunft und damit Ihr strategisches Ziel im Auge und arbeiten gleichzeitig in der Gegenwart.

Dabei ist das Budget ein wichtiges Instrument, das Aufschluss über Ihre Firma gibt: Es stellt in Zahlen dar wo Ihre Firma herkommt und wo sie sich hin entwickelt. Mit einem durchdachten Budget planen Sie die nächsten Monate, das nächste Jahr – so planen Sie Ihren Erfolg!

Schreckgespenst Budgetierung
Die Budgeterstellung selbst ist eigentlich etwas ganz Natürliches. So natürlich, dass eine Erklärung eigentlich überflüssig erscheint. Man muss ja nur herausfinden, wo man das Geld ausgeben wird, das man verdient. Das ist alles. Klingt ja ganz einfach, oder?
Bei meinem Unternehmercoaching, der „Nefischer Methode für erfolgreiche Firmenführung“, gehen wir dieses „Schreckgespenst“ gemeinsam an. Am Anfang steht die Erkenntnis, dass ein Budget nicht in Stein gemeißelt ist. Es ist im Fluss, muss ständig an die tatsächlichen Bedingungen angepasst werden.

Grundlagen der Budgetierung
Ist dieser Irrglaube von fixen Zahlen und somit die Angst, „etwas falsch“ zu machen beseitigt, geht es an die Grundlagen:

• Vorbereitung: Sie legen den Budgetzyklus (Planung und Prognose, Überwachung und Management) fest. Sie bestimmen, wer für die Beschaffung von Zahlen und Dokumenten sowie über Kontrolle und Berichterstattung zuständig ist. Sie entscheiden über Zeitspannen, Aufbau und Darstellung Ihres Budgets.
• Planung und Prognose: Das Budget ist eine Mischung aus Projektionen der bisherigen Entwicklungen und Trends und der Vorhersage von wahrscheinlichen Entwicklungen. Ein Beispiel: Sie wissen, wie sich die Fixkosten der letzten Monate entwickelt haben. Daraus lässt sich eine recht genaue Projektion auf die nächsten Monate ableiten. Sie wissen auch, dass die Gewerkschaft bald wieder Gehaltsverhandlungen hat. Aufgrund der letzten Verhandlungsergebnisse treffen sie eine Vorhersage, wie das Ergebnis aussehen könnte. Genau so gehen Sie mit allen Bereichen des Budgets vor. Die notwendigen Zahlen der Vergangenheit entnehmen Sie einfach Ihrer Buchhaltung. Unternehmensgründer müssen die Kosten und Erträge der ersten Monate schätzen. Dann haben auch sie schon die ersten Erfahrungswerte, mit denen sie weiter arbeiten können.
• Überwachung und Berichte: Über Ihre Buchhaltung erhalten Sie laufend Ihre tatsächlichen Ergebnisse. Mittels Budgetabweichanalysen erkennen Sie, ob und um wieviel Ihre Resultate vom Plan abweichen.
• Kontrolle und Management: Mit Budget und Abweichanalysen können Sie Probleme entdecken, bevor sie bedrohlich werden. Sie finden Anhaltspunkte, wie Sie Ihre Firma verbessern können. So können Sie Managemententscheidungen treffen und das Budget gegebenenfalls anpassen.

In fünf Schritten zu Ihrem Budget

1. Gewinnvorgaben festlegen: Setzen Sie sich ein Ziel. Bleiben Sie dabei realistisch!
2. Wandeln Sie diese Gewinnvorgaben in Ertragsvorgaben um: Addieren Sie dazu das Ziel des Betriebsergebnisses und die Fixkosten und teilen Sie diese Summe durch den Deckungsbeitrag. (Diese Zahlen leiten Sie von den Daten der laufenden Buchhaltung ab!)
3. Prognose variable Kosten: Nutzen Sie das Beispiel oben
4. Prognose Fixkosten
5. Prognose Reingewinn, Anpassung der Vorgaben: Erkennen Sie am Reingewinn, dass die Ziel- und Gewinnvorgaben unrealistisch sind, passen Sie diese Zahlen an. Zweifeln Sie nicht an sich, wenn Sie mehrere Planungsdurchläufe benötigen! Sie werden sehen, mit der Zeit entwickeln Sie auch Ihre Fertigkeit in der Budgeterstellung.

Ich hoffe, Sie können meine Tipps zur Budgeterstellung gut nutzen. Bei Fragen oder dem Wunsch nach Unterstützung vereinbaren Sie einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch: info@unternehmertipps.com oder per Kontaktformular.